Versión: c4.0.8.2

Se establecen los criterios y procedimiento asociado a la detección, reporte, análisis y gestión de situaciones que comprometen el comportamiento ético de
colaboradores, clientes, proveedores, y otras partes interesadas que tengan relación con Farmashop.


GENERALIDADES
Se establece una línea de ética como el canal de comunicación donde reportar acciones u omisiones que impliquen desvío de, o contravención a lo establecido en las Políticas y Procedimientos, Reglamento interno de Farmashop y regulaciones legales (en adelante también como “legislación aplicable”), así como comportamientos que puedan atentar contra intereses legítimos de Farmashop o contra sus obligaciones para con colaboradores, otras compañías, clientes o la sociedad en general. Teniendo como objetivo mejorar la detección de situaciones que comprometen el cumplimiento de políticas, procedimientos, valores y cuestiones éticas, así como detectar potenciales Fraudes internos.

Conforme la Ley N° 18.331, cuando corresponda, los titulares de los datos personales entregados a Farmashop a través de la línea ética podrán acceder, rectificar, suprimir u oponerse al registro de los mismos, de lunes a viernes de 9 a 18 horas en Avenida Bolivia 1381, Montevideo.

De principio Farmashop está legalmente obligado a informar al denunciado si recibe una acusación a su respecto. No obstante, se tratarán datos personales de los denunciados sin su conocimiento cuando así sea necesario, en virtud de investigaciones realizadas conforme a una denuncia razonable y de buena fe a través de la línea de ética según el presente documento. Mientras sea legalmente posible y así lo requiera el denunciante, su identidad no será revelada. 

QUÉ DEBO REPORTAR
Debe utilizarse solamente para comunicar preocupaciones razonables y de buena fe que guarden relación con falta de transparencia, ética o cumplimiento de reglamento interno, políticas y procedimientos de la compañía y regulaciones legales. Sin embargo, en todo caso deben implicar conductas u omisiones que contraríen la legislación aplicable o intereses legítimos de Farmashop o sus obligaciones para con colaboradores, otras compañías, clientes o la sociedad en general.

Entre otras conductas, es posible reportar:

  • Incumplimiento voluntario de procesos que deriven en la afectación de un colaborador, cliente o proveedor.
  • Irregularidades de tipo económico, manipulación indebida de dinero de la compañía.
  • Cuestiones asociadas a irregularidades con mercadería.
  • Auditoría (incluidos independencia y conflictos de interés)
  • Sobornos
  • Recepción de obsequios a cambio de acciones que perjudiquen la compañía o no sean acordadas por la misma.
  • Incumplimientos potenciales de obligaciones profesionales, regulatorias o legales.
  • Seguridad de datos.

La línea de ética NO debe utilizarse para:

  • Reclamos
  • Sugerencias internas o externas
  • Denuncias de acoso moral o sexual
  • Acusar a una persona sin la debida evidencia de un potencial incumplimiento

CUÁNDO DEBO REPORTAR
En todo momento que perciba el incumplimiento o potencial incumplimiento o afectación de cuestiones éticas que contraríen la legislación aplicable o intereses legítimos de Farmashop o sus obligaciones para con colaboradores, otras compañías, clientes o la sociedad en general. La opción del sitio web está disponible 24 horas al día, siete días a la semana por lo que se puede ingresar
desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Se establecen los criterios y procedimiento asociado a la detección, reporte, análisis y gestión de situaciones que comprometen el comportamiento ético de colaboradores, clientes, proveedores, y otras partes interesadas que tengan relación con Farmashop.

CÓMO REPORTAR
El sistema de reporte redirige las denuncias a un sitio seguro sobre el cual no se mantiene trazabilidad, asegurando anonimato en la red sobre la denuncia si así se deseare. Sin embargo, la visita al sitio de línea de ética puede dejar rastros en las redes del ordenador o teléfono del denunciante, por lo cual para obtener completo anonimato es aconsejable eliminar todas las “cookies”, datos temporales (“caché”) y el historial de páginas web visitadas. También cabe señalar que los adjuntos que se acompañen a la denuncia pueden contener información que identifique al denunciante.

Todo Colaborador, Cliente o socio comercial que identifique una situación a ser reportada debe:

  • Ingresar al sitio web www.farmashop.com.uy
  • Seleccionar Línea de ética
  • Una vez en la página completar todos los campos obligatorios. Es importante aportar evidencia sobre la denuncia, de lo contrario la misma puede ser desestimada por falta de datos

SEGUIMIENTO
Todo colaborador, Cliente o socio comercial que realizó una denuncia puede dejar algún dato de contacto si desea tener feedback o ser consultado, en caso de no hacerlo, la denuncia es anónima y Farmashop no tiene forma de identificar al denunciante.

En caso que el Comité de ética requiera más datos sobre la denuncia, y se tenga datos de contacto, se le solicitará y el denunciante debe ingresarlos en el campo “ampliación” para que la denuncia
tenga curso y sea analizada.

ANÁLISIS Y GESTIÓN
La denuncia es recibida por el Comité de ética conformado por el Director de RRHH, Supervisor de RRLL y Director de P&A quienes disponen de 72 horas para dar una primera respuesta de si se
analizará, faltan datos o no se da curso a la misma. Una vez tomada, el Comité de ética analiza el caso y define las acciones necesarias. En este punto pueden incluirse las áreas que se consideren para una adecuada investigación. Mensualmente el Comité de ética reporta al Director General los casos recibidos y el estado de los mismos.

Farmashop se compromete a realizar sus máximos esfuerzos en evitar conductas que en alguna forma perjudiquen al denunciante o amenacen con perjudicarlo, como respuesta o en ocasión de la utilización razonable y de buena fe de la línea de ética. 

REGISTROS
Los datos personales recabados en virtud de denuncias a través de esta línea de ética serán conservados mientras sea necesario para la instrucción de la investigación respectiva, o hasta pasados 90 días del archivo de la denuncia correspondiente por parte de Farmashop según el procedimiento detallado en el apartado anterior. En caso que corresponda se guardan los legajos de los casos en carpeta compartida de RRHH con acceso exclusivo para el Comité de ética.

La utilización de la línea de ética implica conocimiento y consentimiento del usuario de los presentes términos y condiciones.